С 2020 года трудовые книжки станут электронными. Об этом сообщила пресс-служба Пенсионного фонда России.
Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе. В Европе ее заменили электронные базы данных. Это было сделано, потому что бумажная форма трудовой книжки со временем приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. Процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск утратить некоторые данные. Также случаются эпизоды мошенничества с книжками – бланки находятся в свободном доступе, поэтому появляются подделки.
Что меняется
Министерством труда РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ» разработан соответствующий законопроект, который предполагает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.
Когда
С 1 января 2020 года все компании начнут ежемесячно представлять в ПФР дополнительную информацию о трудовой деятельности. Сейчас реализуется пилотный проект с крупнейшими работодателями, чтобы оценить готовность кадровых служб и информационных систем фонда. Для россиян действует переходный период – один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку или нет. Если человек не напишет такого заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.
По желанию работника
Полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Для этого работник должен написать работодателю заявление о продолжении ведения бумажного документа.
Новый формат
Трудовая книжка будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.
Плюсы
Это, прежде всего, невозможность подделки книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде. Уменьшается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Появляются возможности: постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы; защитить сведения от ошибок и описок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов; работники смогут оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек; заинтересованные структуры смогут при необходимости без работника посмотреть всю нужную информацию о нем.
Также это значительно упрощает ведение кадрового производства; защищает владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении; освобождает работника от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.
К плюсам еще можно отнести стандартизацию, ведение кадровой информации в специализированных базах данных. Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме онлайн. Ну, и, конечно, оперативность. И при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.